Arbeit in der Matrixorganisation

Arbeit in der Matrixorganisation – S&P Führung – Die zunehmende Spezialisierung in den Unternehmen führt mehr und mehr zu Matrixstrukturen in immer flacheren Hierarchien. Häufig werden Märkte und Produkte in unterschiedlichen Einheiten bearbeitet. Manchmal kommen dann noch die Prozesse und oder Regionen dazu und jeder will in seinem „Königreich“ alleine „König“ sein.

In einer Matrixstruktur werden zwei Leitungssysteme miteinander kombiniert. Dies kann für Führungskräfte zu Problemen führen.

 

Das Wesen der Matrixorganisation- Arbeit in der Matrixorganisation – S&P Führung

Eine Matrixorganisation ist ein Strukturprinzip in Betrieben, um Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten aufzubauen. Die Mitarbeiter stehen in mehreren Weisungsbeziehungen, etwa innerhalb ihrer Abteilung und innerhalb eines abteilungsübergreifenden Projekts. Die so entstehenden Überkreuzungen in der Zuständigkeit führen häufig zu Problemen. Deshalb wird die personelle Weisungsbefugnis (die letztlich ausschlaggebend ist) auf eine einzige Linie beschränkt. Jeder Mitarbeiter hat folglich nur einen unmittelbar weisungsberechtigten Vorgesetzten.

Die Zuständigkeiten der anderen Linie werden dann meist dadurch aufgelöst, dass Mitarbeiter zeitlich begrenzt aufgabenbezogen für die andere Linie freigestellt werden.

 

Arbeit in der Matrixorganisation - S&P Führung

Häufige Konflikte aus dem Alltag – Arbeit in der Matrixorganisation – S&P Führung

  • Unklare Aufgabenteilung zwischen zentralen Funktionen und lokaler Führung

Ein typisches Bespiel: Die Leiter der ausländischen Tochtergesellschaften haben kaum Entscheidungsspielräume. Für viele Themen wie Controlling, Herstellung, Qualitätssicherung, Compliance etc. gibt es Experten in der Zentrale. Die regionalen Leiter werden zu Platzhaltern oder besseren Verkaufsleitern.

  • Sich widersprechende Ziele einzelner Organisationseinheiten

Beispiel: Der Verkauf stimuliert mit Preisnachlässen die Absatzmenge. Die Produktion kann wegen Kapazitätsengpässen nicht termingerecht liefern.

  • Täglicher Kampf um die Macht

Beispiel: Die zentralen Fachabteilungen vereinbaren aufwendige Verkaufsaktivitäten. Der Vertrieb hat dafür aber nicht genügend Ressourcen. Es entwickelt sich ein Kampf um die Macht. Wer sich am lautesten beklagt oder die besten Beziehungen zur Unternehmensleitung hat, setzt sich durch. Kollegen verlieren sich im Konkurrenzkampf, statt in der Kooperation gemeinsam zu gewinnen.

  • Unklare Verantwortlichkeiten

Beispiel: Der Bereich Forschung und Entwicklung ist für Produktinnovationen zuständig, bekommt aber kaum Marktinformationen. Der Verkauf sucht nach nützlichen Produktunterscheidungen vom Wettbewerb und gibt Kundenwünsche an die Zentrale weiter. Aber es passiert nichts.

  • Zeitlich befristete Projekte in Konkurrenz mit der Linienorganisation

Beispiel: Bei größeren Veränderungsprojekten wird eine Projektorganisation auf gesetzt. Doch diese ist zeitlich befristet parallel zur Linienorganisation.

 

Wider den Kleinkrieg – Arbeit in der Matrixorganisation – S&P Führung

Die Matrixorganisation kann ihren Nutzen dann optimal entfalten, wenn alle der gleichen Vision folgen und sich bewusst sind, dass jede Funktion einen ganz spezifischen Fokus hat, etwa auf Region/Markt, Produkt, Vertrieb usw. Erst das gute Zusammenspiel bringt den maximalen Erfolg.

  • Jedes Jahr gilt es, die Strategie gemeinsam zu entwickeln und diese dann auch für alle verständlich zu kommunizieren.
  • Eindeutige Aufgabenverteilung und klare Rollen und Kompetenzen sind unbedingte Voraussetzung. Bei Unklarheiten gilt es, diese immer wieder neu zu besprechen und auch auszuhandeln und eindeutige Absprachen zu treffen.
  • Eine kooperative Haltung im Sinne von „nur gemeinsam sind wir stark“ hilft, die notwendige Geduld aufzubringen und zu zuhören und nicht gleich neue Ideen mit „Ja, aber …“ zu ersticken. Fragen helfen, die Interessen der anderen zu ergründen.
  • Wenn Sie dann auch die „eigenen Karten“ auf den Tisch legen, ist ein Kompromiss möglich. Und dieser ist auf jeden Fall für alle Beteiligten vorteilhafter als ein ewiger Kleinkrieg.

 

Tipps für den Alltag in der Matrixorganisation – Arbeit in der Matrixorganisation – S&P Führung

Einmal definierte Prozesse einhalten oder diese anpassen

In komplexen Organisationen gibt es für die meisten Abläufe definierte Prozesse. Werden diese umgangen, entsteht ein unverhältnismäßiger Mehraufwand und die Gefahr von Fehlern erhöht sich drastisch.

Meine Verantwortung wahrnehmen und die Verantwortung der anderen dort belassen. Je klarer meine Rolle ist, umso einfacher kann ich Themen dort belassen, wo sie hingehören.

Gemeinsam erarbeitete Spielregeln oder Zusammenarbeitskultur. Definieren Sie einfache Spielregeln, wie sie miteinander in Konfliktsituationen umgehen.

Beispielsweise:

  • Sich gegenseitig grundsätzlich positive Absichten unterstellen
  • Ärger direkt (und ausschließlich) mit den Betroffenen besprechen
  • Bei Entscheidungen werden wesentliche Beteiligte angehört oder mit einbezogen

Belohnen Sie fach- und bereichsübergreifendes Denken. Machen Sie flexible Gehaltsbestandteile auch abhängig vom Erfolg des Gesamten.

Der Erfolgshebel heißt Vertrauen. Vertrauen in die anderen, dass sie die Aufgaben ebenfalls gut lösen – auch wenn der Weg manchmal anders aussieht, als ich ihn selbst gewählt hätte.

 

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